KPlato/Vejledning: et Engineering To Order-projekt/Planlægning

Planlægningsfasen

Første gang

Når du starter programmet første gang dukker følgende vindue op.

Vi vælger skabelonen 8-timers dag, 40-timers uge til at begynde med.

Indstilling af hovedprojektet

Nu giver vi projektet et navn og en leder og angiver anden generel information. For at gøre dette klikker du på ikonet Redigér hovedprojekt i værktøjslinjen, hvorved følgende dialog dukker op.

I denne dialog kan vi skrive projektets navn, vælge en leder fra en liste, som allerede findes i systemet (hvis du har KDE og Kontact) eller skrive et nyt navn, hvis det passer dig bedre.

Tidsfristerne Tidligste start og seneste afslutning bruges til at planlægge projektet. Vi ønsker at planlægge forud, så vi sætter den tidligste start til det tidspunkt, hvor projektet skal starte og den seneste afslutning til det tidspunkt, hvor projektet skal være færdigt. Hvis projektet ikke kan planlægges til at afslutte før dette tidspunkt, så får du en planlægnings-advarsel.

Nederst i dialogen kan du skrive en kommentar om projektet. Disse data vil blive brugt til rapporten og til andre generelle formål under arbejdet.

Tip

Husk at taste Ctrl + S for at gemme filen en gang imellem!! KPlato opdaterer regelmæssigt en backupfil i tilfælde af nedbrud

Indstilling af valuta

Vi kan vælge at arbejde med forskelige valutaer. Antag, at vi vil regne i €. For at gøre dette skal du vælge menuen Værktøjer -> Definér valuta, hvorved nedenstående dialog dukker op.

Ret valutasymbolet til € og klik så på O.k., da de andre tilvalg er, som de skal være.

Arbejdskalender

Vælg Arbejde og ferie øverst i feltet til venstre i hovedvinduet i gruppen Redigering. Du ser nu følgende:

I det midterste felt kan kan vi tilføje forskellige kalendere for forskellige tidszoner og arbejdsuger. Til højre er det en månedskalender, og i dens øverste del er der en indstilling af de daglige arbejdstimerne for ugedagene, typisk 8 timer fra mandag til fredag og ingen arbejde lørdag og søndag.

Lad os tilføje en ny kalender til senere brug ved at klikke på ikonet Tilføj kalender. Give den navnet

Installation

og vælg tidszonen Asien/Ho_Chi_Minh i dropned-feltet.

Vælg nu den nye kalender og definér den relative arbejdsuge.

Oven over kalenderen er der nogle felter, som repræsenterer en typisk arbejdsuge.

Højreklik i det tomme felt under Man.; der dukker nu en menu op, hvor du kan vælge mellem Arbejde..., Ikke arbejde og Udefineret.

Klik på Arbejde; så vil følgende dialog dukke op.

Vi tilføjer typiske arbejdstimer for arbejde med installation. 10 timer om dagen fra mandag til lørdag og 4 timer om søndagen. Om nødvendigt kan vi også vælge at indsætte tid til pauser.

Angiv at der arbejdes fra 7:00 og at længden er 10:00 (timer); klik så Tilføj og derefter O.k..

Gentag dette for de andre dage frem til lørdag, mens du for søndag indsætter 4 timer startende fra 8 om morgenen.

Du kan også vælge dage eller ugedage ved at bruge Shift + Venstre museknap eller Ctrl + Venstre museknap.

Du kan også højreklikke på en dato i kalenderen og anføre de samme oplysninger om arbejds- og fritid. Dette er særligt nødvendigt, når du skal operere med andre helligdage end dine egne!

Når du er færdig skulle din kalender se sådan ud:

Omkostningsanalysestruktur

Her definerer du, hvilke omkostningscentre du vil bruge i projektet. Der kan være forskellige grupper og undergrupper.

Klik på emnet Omkostningsanalysestruktur i venstre side af vinduet lige under emnet arbejde og ferie, som du valgte før.

Som det er nødvendigt for styring af omkostninger, deler vi omkostningerne ind på følgende måde

Prøv dig frem med knapperne Tilføj konto og Tilføj underkonto indtil du har opnået dette resultat. Dette er en personlig tilgang til et fuldstændigt ETO-projekt baseret på min erfaring.

Du kan for eksempel have en konto til "direkte ansatte" til at håndtere omkostninger for dine ansatte eller du kan få en ide om omkostningerne til dine leverandører ved at bruge dedikeret konto lige så snart du indsætter deres arbejde.

Ressourcer

Nu er det tid til at definere dit team og dine materialer.

Du kan tilgå ressourcevinduet ved at klikke på emnet Ressourcer i venstre side af vinduet lige under emnet omkostningsanalysestruktur, som du valgte før.

Ressourcerne er organiseret som ressourcegrupper og ressourcer. Først indsætter vi teamgrupperne som ressourcegrupper ved at klike på ikonet Tilføj ressourcegruppe for hvert team, som vises herunder.

Lige så snart du er færdig med grupperne er det tid til at indsætte folk og materialer.

Arbejdsressourcer

Nu er det tid til at redigere hver enkelt ressource med henblik på at definere den. Højreklik på ressourcens navn og vælg Redigér ressource for at åbne dialogen ressourceindstillinger.

Tilføj nu initialer og e-mailadresse, skift kalender til Base og indsæt omkostningerne. Kontoen sættes til Ingen, da vi ikke debiterer omkostningerne til en speciel konto i dette tilfælde.

Tip

I stedet for at højreklikke på hvert emne, kan det ændres direkte i hovedvinduet ved at (dobbelt)klikke på hver post, som du vil ændre

Husk, at der er en anden kalender til ressourcen installation, som vi lavede tidligere.

Tip

Da det er et omfattende arbejde at oprette alle de ressourcer, som du kan få brug for i et projekt, så er det måske en bedre ide at vedligeholde dine ressourcer i en særskilt fil og så indsætte dem, når du starter et nyt projekt ved hjælp af menuen Værktøjer -> Indsæt projektfil.... Dette vil bevare ressourcernes (interne) identitet, hvilket kan være praktiske, hvis du senere skal koordinere andre projekter. Se Managing Resources

Materialeressourcer

Vi besluttede at tilføje værkstedsmaskiner for at tage højde for deres omkostninger samt deres brug.

Til dette formål laver vi en gruppe ved navn "workshop" som et materiale og to materialeressourcer ved navn "CNC machine" og "assembly tools".

Advarsel

Det er vigtigt at indsætte disse materialeundergrupper i en materialegruppe, for ellers kan de ikke vælges som Påkrævet ressource i dialogen Ressourceindstillinger, ligesom de ikke kan vælges i fanebladet Ressourcer i dialogen Opgaveindstillnger. Se billederne herunder.

Indstilling af kalendere

Bemærk, at forskellige ressourcer kan have forskellige kalendere.

En opgaves kalender har forrang for en ressources kalender. En ressources tilgængelighedsdata afhænger hovedsaligt af, om ressourcen kun er tilgængelig i en begrænset perode. I dette tilfælde må vi sikre os, at alle ressourcer er tilgængelige fra arbejdets begyndelse til dets afslutning.

Overtidsbetaling er endnu ikke implementeret.

Opgaver

Nu er det tid til opgaverne!

Du kan tilgå opgavevinduet ved at klikke på emnet Opgaver til venstre i vinduet lige under emnet Ressourcer, som du valgte tidligere.

Du skal indsætte følgende punkter:

Efterhånden som du indsætter hvert navn kan du redigere emnet ved at højreklikke på navnet og vælge Redigér.... Det følgende vil dukke op for den første opgave:

Der er fem faneblade: Generelt, Ressourcer, Dokumenter, Omkostning og Beskrivelse.

I fanebladet Generelt indsættes opgavens navn. Du kan vælge en ansvarlig, hvis det er nødvendigt og så definere timingen og risikoen, som er forbundet med opgaven. Skematypen bruges typisk ved planlægning; "Så hurtigt som muligt" er den mest anvendte. Ved nogle af de andre typer skal der angives en dato og tid i felterne til højre for typen.

Estimatet angiver den tid, der er nødvendig for at færdiggøre opgaven; den kan angives i forskellige enheder: t (timer) d (dage) u (uger), M (måneder) og Å (år).

Note

Estimatet kan angive indsatsen eller varigheden. Indsatsen er den nødvendige arbejdstid til opgaven. Varighed er den samlede varighed af opgaven. Den vigtigste forskel er, at hvis du bruger to arbejdere til en indsats, så deles den samlede varighed med to. Hvis du bruger varighed, så er den samlede tid uafhængig af, hvor mange arbejdere du bruger. Dette har en implicit betydning for omkostningerne ved opgaven.

Risikoniveauet samt den optimistiske og den pessimistiske timing får indflydelse på beregningerne for det samlede projektet med hensyn til PERT-teknikken. I dette tilfælde er risikoen "Høj" og den optimistiske og pessimistiske timing hhv. -5% og 20%.

På faneblader Ressourcer vælger du de ressource, som du vil bruge samt deres tilgængelighed i % og eventuelle tilknyttede ressourcer.

I fanebladet Dokumenter kan du linke til dokumenter, som har med projektet at gøre. Det bruges ikke i denne vejledning.

I fanebladet Omkostning kan du knytte opgavens løbende omkostninger til en konto, som allerede er defineret i "Omkostningsanalyse-strukturen".

Du kan også vælge at tilføje opstarts- og afslutningsomkostninger til opgaven; disse kan knyttes til andre konti.

Note

Opstarts- og afslutningsomkostninger bliver integreret i BCWS'en

Endelig er der fanebladet Beskrivelse, hvor du kan indsætte dine kommentarer, hovedsaligt en liste af resultater relateret til opgaven.

Afhængigheder

Nu er det tid til at prioritere aktiviteterne! Klik på emnet Afhængigheder (grafisk) i venstre side af hovedvinduet.

Dette er, hvad du skulle se umiddelbart efter, at du åbner vinduet til højre.

Lad os starte med at give prioriteter til opgaverne for at kunne få en fuld liste over afhængigheder. Dette kan gøres grafisk med musen ved at klikke på den højre eller venstre side af opgaven og så trække den relative pil til den ønskede side af den anden opgave. Det er nok bedst kun at forbinde opgaverne og ikke resuméerne. Resultatet skal se sådan ud:

Skemaer

Nu er det tid til at skemalægge og forberede projektets basislinje!

Klik på Skemaer i menuen til venstre for at komme til skemalægningen.

Lav nu et nyt skema ved at klikke på knappen Tilføj skema... i værktøjslinjen, vælg PERT under Fordeling og klik på knappen Beregn. Når beregningen er færdig klikker du på knappen Basislinje i værktøjslinjen. Resultatet vil se sådan ud:

Tip

Kontrollér altid Log over skemalægning, da det kan være en god hjælp at se efter angivelser af fejl i søjlen Alvorlighed.

Her er en kopi af definitionerne af felterne i skemaet fra KPlatos manual.

Søjle	Beskrivelse
Navn	Skemaets navn.
Tilstand	Skemaets tilstand. Viser en fremgangslinje under skemalægningen.
Retning	Skemalægningens retning. Hvis retningen er Frem, så starter skemalægningen af projektet ved projektets tidligste starttid, som blev specificeret i hoved-projektdialogen. Hvis retningen er Tilbage, så starter skemalægningen ved projektets seneste sluttidspunkt, som blev specificeret i hoved-projektdialogen."
Overbooking	Kontrollerer overbooking af ressourcer under skemalægningen. Hvis overbooking er tilladt, så kan en ressource bookes (på arbejdsdage) til at arbejde selv når den er ikke tilgængelig. Dette kan ske, hvis ressourcen er tilknyttet til flere opgaver eller er booket i andre projekter. Hvis overbooking skal undgås, så vil ressourcen ikke blive booket, undtagen når den er tilgængelig. Opstår der en ressourcekonflikt, så udskydes opgaven indtil ressourcen er tilgængelig.
Fordeling	Fordelingen, som skal bruges under skemalægningen. Hvis fordelingen er sat til 'Ingen', så bruges opgavens estimat som det er under skemalægningen. Hvis fordelingen er sat til 'PERT', så beregnes det anvendte estimat (E) ud fra de angivne optimistiske (O), pessimistiske (P) og mest sandsynlige (M) estimat. Den anvendte formel er: E = (O + 4 * M + P) / 6.
Planlagt start	Det skemalagte starttidspunkt.
Planlagt afslutning	Det skemalagte sluttidspunkt.
Skemalægning	Den skemalægger, som bruges til at beregne projektets skema. Den indbyggede standard er Skemalægger via netværk. Andre tilgængelige skemalæggere er RCPS, hvis libRCPS er installeret på dit system. RCPS er en genetisk algoritme til "resource constrained project scheduling".

Så nu er vi færdige med planlægningen af projektets aktiviteter!