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La fase di pianificazione

Inizio

Quando apri il programma per la prima volta, comparirà la finestra sottostante.

Scegliamo il modello Giorno di 8 ore, settimana di 40 ore per iniziare.

Impostazione del progetto principale

Diamo quindi un nome e un responsabile al progetto e impostiamo alcune altre informazioni generali. Per far questo hai bisogno di fare clic sull'icona Modifica il progetto principale in alto a sinistra nella schermata. Comparirà quindi la seguente finestra:

In questa finestra possiamo scrivere il nome del progetto, scegliere un responsabile da un elenco già presente nel sistema (se hai KDE e Kontact) o scrivere un nuovo nome secondo quello che ti è più comodo.

Gli obiettivi temporali Avvio iniziale e Fine al più tardi sono utilizzati per pianificare il progetto. Vogliamo pianificare in avanti, dunque imposteremo avvio iniziale a quando vogliamo che il progetto abbia inizio e termine ultimo a quando il progetto dovrebbe finire. Se il progetto non può essere pianificato per essere terminato prima di questa data, verrà proposto un messaggio di avvertimento.

Nella parte inferiore della finestra può essere inserito un commento sul progetto. Questi dati verranno utilizzati per i resoconti o per altri scopi generali durante il periodo di lavoro.

Suggerimento

Ricorda di premere Ctrl + S per salvare il file di tanto in tanto!! KPlato aggiorna regolarmente un file di backup nel caso in cui ci sia un crash.

Impostazione della valuta

Possiamo scegliere di lavorare con differenti valute. Come inglese è impostata su $, noi abbiamo bisogno di passare a €. Per far questo dobbiamo selezionare il menu Strumenti -> Definisci la valuta e apparirà la finestra sottostante.

Modifica quindi il simbolo della valuta da $ a € e fai clic su OK dato che le altre impostazioni vanno bene.

Calendario di lavoro

Dai un'occhiata al calendario di lavoro e vacanze in Visualizza selettore nella parte superiore sinistra della finestra sotto il gruppo Editor. Comparirà la seguente vista:

Al centro possiamo aggiungere diversi calendari per differenti fusi orari e settimane di lavoro. A destra è disponibile un calendario mensile, sulla parte in alto c'è la configurazione per le ore di lavoro settimanale, tipicamente 8 ore da lunedì a venerdì e giorni non lavorativi per sabato e domenica.

Aggiungiamo un nuovo calendario per i nostri scopi futuri facendo clic sull'icona Aggiungi calendario, scriviamo poi come nome

Installazione

e come fuso orario scegliamo Asia/Ho_chi_minh dal menu di selezione.

Ora abbiamo bisogno di selezionare il calendario installazione e di definire la relativa settimana lavorativa.

Nell'angolo a destra in alto del calendario ci sono alcuni spazi indicanti una tipica settimana di lavoro.

Fai clic destro su quello vuoto sotto l'indicazione Lunedì e comparirà un menu con la possibilità di scegliere tra Lavoro, Non lavorativo e Indefinito.

Fai clic su Lavoro e apparirà la seguente finestra

Aggiungiamo le tipiche ore lavorative per un lavoro di installazione. 10 ore al giorno da lunedì a sabato e 4 ore di domenica. In caso di necessità possiamo anche scegliere di inserire l'orario di pausa.

Dunque a partire dalle 7 per 10 ore e poi facciamo clic su Aggiungi e quindi OK.

Ripetiamo lo stesso per gli altri giorni fino al sabato, mentre per la domenica inseriamo 4 ore dalle 8 di mattina.

Puoi anche selezionare più giorni o giorni feriali utilizzando Shift + pulsante sinistro del mouse o Ctrl + pulsante sinistro del mouse.

Possiamo anche fare clic destro su una data nel calendario e fare le stesse considerazioni relative ai giorni o all'orario di lavoro e non. Questo è particolarmente necessario quando hai bisogno di lavorare con vacanze differenti dalle tue!

In ogni caso il risultato finale dovrebbe essere simile all'immagine sottostante:

Struttura funzionale dei costi

Qui definiamo quali saranno i centri di costo che desideriamo utilizzare nel progetto. Possiamo avere diversi gruppi e sottogruppi.

Fai clic sull'elemento Struttura funzionale dei costi nel lato sinistro della finestra, proprio sotto all'elemento Lavoro e vacanze che hai premuto prima.

Secondo le necessità di gestione dei costi, dividiamo le strutture dei costi nel modo seguente

Utilizza le icone Aggiungi un conto e Aggiungi un conto subordinato per arrivare ad avere l'albero completo! Questo è il mio personale approccio a un progetto ETO legato alla mia esperienza personale.

Per esempio puoi avere un conto "dipendente diretto" per gestire il costo del tuo dipendente o puoi avere idea del costo dei tuoi fornitori non appena inserisci il loro lavoro utilizzando un conto dedicato.

Risorse

Dunque ora è tempo di definire il nostro gruppo di lavoro e il materiale!

Puoi accedere alla finestra delle risorse facendo clic sulla voce Risorse nella parte sinistra della finestra, appena sotto all'elemento Struttura funzionale dei costi premuto prima.

Le risorse sono organizzate in gruppi di risorse e risorse. Dunque prima inseriamo come risorsa il gruppo di persone facendo clic sull'icona Aggiungi gruppo di risorse per ogni elemento come mostrato sotto.

Appena completi il gruppo è tempo di inserire le persone e il materiale!

Risorse di lavoro

Ora è il momento di modificare ogni singola risorsa con lo scopo di definirla. Fai clic destro sul nome della risorsa per aprire la finestra Impostazioni della risorsa.

Quindi aggiungiamo le iniziali e l'indirizzo di posta elettronica, passiamo a calendario "base", inseriamo il costo secondo necessità. Il conto è impostato su nessuno dato che in questo caso non addebitiamo il costo ad uno specifico conto dei costi.

Suggerimento

Invece di fare un clic destro su ogni voce, possiamo fare modifiche direttamente nella finestra principale facendo clic su ogni caratteristica che desideriamo modificare.

Ricorda che le risorse dell'installazione ci sarà un calendario differente, "installazione", che abbiamo inserito prima!

Suggerimento

Dato che l'inserimento delle caratteristiche della risorsa è un lavoro lungo probabilmente necessario anche per altri progetti, potrebbe essere meglio tenere le risorse in un file separato ed inserirle quando inizi un nuovo progetto utilizzando Strumenti -> Inserisci un file di progetto. Questo manterrà l'identità (interna) delle risorse che possono diventare utili se vuoi successivamente coordinare più progetti. Guarda Gestire le risorse

Risorse del materiale

Abbiamo deciso di aggiungere i macchinari di laboratorio per considerare alcuni costi oltre al loro utilizzo.

A questo scopo tra le risorse aggiungiamo il laboratorio come materiale e un macchinario CNC oltre a un pacchetto di strumenti di montaggio.

Attenzione

È importante inserire questi sottogruppi di materiale in un gruppo “materiale” altrimenti non possono essere utilizzati nella selezione delle “risorse necessarie” per il lavoro nelle impostazioni della risorsa oltre a non poter essere selezionate in Impostazioni attività -> Risorse. Guarda le immagini sottostanti.

Preferenze per il calendario

Un'altra cosa interessante da notare è che utilizziamo diversi calendari per differenti risorse.

Il calendario dell'attività ha la precedenza su quello della risorsa. La data di disponibilità di una risorsa dipende in gran parte dalla possibilità che questa risorsa sia disponibile solo per un periodo di tempo. In questo caso abbiamo bisogno di essere sicuri che tutte le risorse siano disponibili dall'inizio alla fine del lavoro.

Il costo dello straordinario non è ancora implementato.

Attività

Ora è tempo delle attività!

Puoi accedere alla finestra delle attività facendo clic sulla voce "Attività" sul lato sinistro della finestra, appena sotto alla voce Risorse premuta prima.

Dobbiamo inserire le seguenti voci:

Man mano che inseriamo ogni nome, possiamo modificare ciascuna voce facendo clic destro sul nome. Apparirà la seguente sulla prima attività:

Ci sono cinque schede: Generale, Risorse, Documenti, Costo e Descrizione.

Nella scheda Generale inseriamo il nome dell'attività, puoi scegliere una persona responsabile se necessario, poi definiamo i tempi e il rischio associato all'attività. La modalità di gestione del tempo è tipica della pianificazione, la più usata è "appena possibile". Altri tipi di modalità comportano la necessità di compilare la data e l'ora a destra del menu a comparsa.

La stima è il tempo necessario per completare l'attività, può essere in differenti unità: o (ore), g (giorni), s (settimane) e M (mesi).

Nota

La stima può essere in lavoro o durata. Il lavoro è la necessità di tempo lavorativo per un'attività, la durata è la durata del lavoro per un'attività. La principale differenza è che se per un lavoro utilizzi due lavoratori, il tempo totale viene dimezzato! Se hai impostato per durata, il tempo totale sarà lo stesso anche se utilizzi più lavoratori. Questo implicitamente influisce sul costo dell'attività.

Il livello di rischio così come i tempi ottimistici e pessimistici modificheranno il calcolo del progetto totale considerando la tecnica PERT. In questo caso -5% e 20% sono i valori e il rischio è considerato "Alto".

Nella scheda Risorse scegliamo la risorsa che desideriamo utilizzare oltre alla sua disponibilità in % e le eventuali risorse associate.

Nella scheda Documenti possiamo aggiungere collegamenti a documenti pertinenti all'attività. Non è utilizzata nella nostra guida.

La quarta scheda è quella relativa al Costo. Qui possiamo associare il costo in esecuzione dell'attività ad un conto precedentemente definito nella "Struttura funzionale dei costi".

Possiamo anche scegliere di aggiungere un costo all'avvio e alla chiusura dell'attività che può essere associato a un diverso conto.

Nota

I costi all'avvio e alla chiusura sono integrati nel BCWS

L'ultima scheda è la Descrizione in cui possiamo inserire i nostri commenti, principalmente l'elenco delle consegne correlate all'attività.

Dipendenze

Ora è tempo di suddividere per priorità le attività! Facciamo clic sulla voce Dipendenze (grafico) a sinistra nella finestra principale.

Dunque questo è quello che dovrebbe apparire appena apri la finestra a destra.

Iniziamo a dare priorità alle attività in modo da avere un elenco completo delle dipendenze. Puoi far ciò graficamente con il mouse, facendo clic sulla parte destra o sinistra dell'attività e poi trascinando la relativa freccia nella posizione desiderata dell'altra attività. Dovrebbe essere meglio connettere solo le attività e non il sommario. Il risultato dovrebbe essere come qui sotto.

Pianificazione

Wow! Ora è il momento di pianificare e preparare il rilascio del progetto!

Facendo clic a sinistra su Pianificazioni passerai alla pianificazione delle attività.

Ora creiamo una nuova pianificazione facendo clic sul pulsante Aggiungi pianificazione nella parte alta della finestra, poi scegliamo un'analisi PERT per il tipo di distribuzione e quindi facciamo clic sul pulsante Calcola. Appena finito il calcolo premi il pulsante Rilascio in alto nella finestra. Il risultato sarà come questo:

Suggerimento

Controlla sempre il registro della pianificazione per cercare qualche messaggio di errore nella colonna "Severità", potrebbe essere utile.

Qui, come riferimento, c'è una copia delle definizioni dei campi nella pianificazione proveniente dal manuale di KPlato.

Column	Description
Name	The name of the schedule.
State	The schedules state. Shows a progress bar during scheduling.
Direction	The scheduling direction. If direction is Forward, the project is scheduled starting at the projects earliest start time specified in the main project dialog. If direction is Backward, the project is scheduled starting at the projects latest finish time specified in the main project dialog.
Overbooking	Controls resource overbooking when scheduling. If overbooking is allowed, a resource may be booked (on working days) to work more than it is available. This can happen if the resource is allocated to multiple tasks or are booked on other projects. If overbooking is to be avoided, resources will not be booked more than they are available. On resource conflict, tasks will be delayed until the resource is available.
Distribution	The distribution to be used during scheduling. If distribution is 'None', the tasks estimate is used as is during scheduling. If distribution is 'PERT', the estimate (E) used is calculated based on the entered optimistic- (O), pessimistic-(P) and most likely (M) estimate. The formula used for this is: E = (O + 4 * M + P) / 6.
Planned Start	The scheduled start time.
Planned Finish	The scheduled finish time.
Scheduler	The scheduler used for calculating the project schedule. The default built-in scheduler is the Network Scheduler. Other schedulers presently available is RCPS if libRCPS is installed on your system. RCPS is a genetics based resource constrained project scheduler

So now we have finished our planning activities for the project!!!