Plan/Настанови з керування проектом, що виконується на замовлення/Планування

Фаза планування

Початок роботи

Після першого запуску програми ви побачите вікно, подібне до наведеного нижче.

Для початку ми виберемо шаблон з восьмигодинним робочим днем і сорокагодинним робочим тижнем.

Налаштування основного проекту

Ми вкажемо назву і керівника проекту, а також визначимо деякі інші загальні відомості. Для цього слід натиснути піктограму Редагувати головний проект, розташовану у верхній лівій частині екрана. У відповідь буде відкрито вікно, подібне до наведеного нижче.

У цьому вікні можна вказати назву проекту, вибрати керівника зі списку облікових записів системи (якщо у вас встановлено KDE і Kontact) або вписати нове зручне для вас ім’я.

Значення Першої дати початку і Останньої дати завершення використовуються для планування проекту. Ми будемо виконувати пряме планування, тому встановимо першу дату початку відповідно до дати, коли ми маємо намір розпочати виконання проекту, а останню дату завершення у дату, коли проект має завершитися. Якщо не вдасться побудувати розклад проекту так, щоб його виконання можна було завершити вчасно, програма покаже повідомлення з попередженням.

За допомогою нижньої частини вікна можна додати коментар щодо проекту. Вказані дані буде використано для звітів або іншої загальної мети під час періоду виконання робіт.

Підказка

Не забувайте час від часу натискати комбінацію клавіш Ctrl + S для збереження даних! KPlato виконує регулярне оновлення файла резервних даних, щоб запобігти втраті даних у разі аварійного завершення роботи програми.

Визначення грошової одиниці

Ми можемо вибрати іншу грошову одиницю для виконання проекту. В українській локалі буде визначено гривню (₴). Нехай нам потрібно змінити грошову одиницю на євро (€). Щоб зробити це, скористаємося пунктом меню Інструменти->Визначити валюту. У відповідь на вибір цього пункту меню програма відкриє діалогове вікно, подібне до наведеного нижче.

Змініть у цьому вікні символ грошової одиниці з ₴ на € і натисніть Гаразд, оскільки інші параметри змінювати немає сенсу.

Робочий календар

Звернемо тепер увагу на календар робочого часу і відпусток, пункт якого розташовано у верхній лівій частині вікна (група Редактори). Після вибору цього пункту буде показано таку панель:

За допомогою центральної панелі вікна можна додавати різні календарі для різних часових поясів та розподілів робочих днів тижня. На правій панелі буде показано календар за місяць, у верхній частині якого можна буде налаштувати робочі години, типово 8 годин кожного дня з понеділка до п’ятниці, вихідні — субота і неділя.

Давайте додамо новий календар для наших наступних потреб: натисніть кнопку Додати календар, введіть назву

Installation

(встановлення) і виберіть часовий пояс Азія/Хошимін зі спадного меню.

Тепер нам слід позначити календар встановлення і визначити відповідний робочий тиждень.

У правому верхньому куті календаря ви побачите декілька порожніх комірок, що відповідають типовим робочим дням тижня.

Клацніть правою кнопкою на порожньому полі під пунктом понеділка. У відповідь програма покаже контекстне меню з пунктами Робота, Вихідний і Не визначено.

Натисніть пункт Робота. У відповідь буде показано вікно, подібне до наведеного нижче.

Ми додамо типові робочі години для робіт зі встановлення. 10 годин на день з понеділка до суботи і 4 години у неділю. У разі потреби можна вказати час на перерву.

Отже, розпочинатимемо о 7:00 ранку і працюватимемо по 10 годин. Після встановлення цих значень натисніть кнопку Додати, а потім Гаразд

Повторіть ту саму дію для всіх інших днів, аж до суботи, а для неділі вкажіть 4 години, починаючи з 8:00 ранку.

Крім того, ви можете позначити одразу декілька днів тижня за допомогою одночасного натискання Shift + ліва кнопка миші або Ctrl + ліва кнопка миші.

Крім того, можна навести вказівник миші на будь-який з днів у календарі, клацнути правою кнопкою миші і визначити, чи є цей день робочим або вихідним, а також вказати робочі години. Ця можливість буде особливо корисною, якщо у місцевості, де виконується робота визначено зовсім інші вихідні, ніж у вашій країні.

Остаточний результат має бути подібним до наведеного на зображенні нижче.

Структура розподілу вартості

Тут ми визначимо, на що витрачатимуться гроші під час виконання проекту. Можна розподіляти витрати за групами та підгрупами.

Натисніть пункт Структура розподілу вартості, розташований на лівій панелі, одразу під пунктом роботи і вихідних, який ми натискали раніше.

Оскільки нам потрібно буде керувати окремими видами робіт, ми поділимо структуру вартості таким чином:

Трошки пограйтеся з натисканням кнопок Додати обліковий запис і Додати підзапис, щоб отримати повноцінну ієрархію проекту. Натискання кнопок, на думку автора підручника, є найефективнішим способом роботи під час всього процесу обробки даних проекту ETO.

For example you can have a "direct employee" account to manage the cost for your employee, or to have an idea about the cost of your suppliers using a dedicated account as soon as you insert their work.

Ресурси (виконавці)

Тепер можна перейти до визначення вашої команди та матеріальних ресурсів проекту.

You can access to the resources window clicking on the Resource item on the left side of the window, just under the cost breakdown structure item pressed before.

The resources are organized as resource groups and resources. So, first we insert the team group as resource group clicking on the Add Resource group icon for each item as below.

Після завершення створення груп час перейти до додавання записів виконавців та матеріальних ресурсів.

Виконавці роботи

Тепер можна визначити параметри окремих виконавців і ресурсів. Наведіть вказівник миші на пункт назви ресурсу і клацніть правою кнопкою миші, щоб відкрити діалогове вікно редагування ресурсу.

Therefore we add the initials and the email address, switch the calendar to "base" calendar, insert the cost as per need. The account is set to none as in this case we do not charge the cost to a specific cost account.

Підказка

Замість клацання правою кнопкою миші на кожному з пунктів, зміни можна вносити безпосередньо у головному вікні: достатньо навести вказівник миші на характеристику, яку ви бажаєте змінити, і клацнути лівою кнопкою миші.

Пам’ятайте, що виконавці, задіяні у встановленні, матимуть інший календарний розклад роботи, календар "Installation", визначений нами раніше.

Tip

As entering resource characteristics is a long work that probably is needed for other project, It might be better to maintain you resources in a separate file and insert them when you start a new project using Tools -> Insert Project File. This will preserve the (internal) identity of the resources which may come in handy if you want to coordinate multiple projects later. See Managing Resources

Матеріальні ресурси

We decided to add the workshop machines to consider some costs as well as their use.

For this purpose in the resource we add the workshop as a material and a CNC machine as well as assembly tools package.

Warning

It is important to insert these sub group materials in a “material” group otherwise they cannot be used in the “required resources” selection with the work in the resource setting as well as they cannot be selected in the Task Settings->Resources. See the below images.

Визначення пріоритетності використання календарів

Однією з корисних особливостей програми, на яку слід звернути увагу, є можливість визначення різних календарів для різних виконавців.

Календар завдання має пріоритет над календарем виконавця. Дата доступності виконавця значною мірою залежить від того, чи обмежено доступність цього виконавця календарем. Нам слід забезпечити доступність всіх виконавців від початку до завершення виконання завдання.

Можливість визначення оплати понаднормового часу ще не реалізовано.

Завдання

Тепер візьмемося до визначення завдань!

Доступ до вікна завдань можна отримати натисканням пункту «Завдання» на лівій панелі вікна, одразу під пунктом виконавців, який ми натискали раніше.

Нам слід вставити такі пункти:

Після визначення назви ми можемо редагувати дані: достатньо навести на відповідний пункт вказівник миші і клацнути правою кнопкою миші. Для першого завдання ми побачимо таке:

There are five tabs: General, Resources, Documents, Cost, Description.

On the General tab insert the name of the task, you can choose a responsible person if needed, then define the timing and the risk associated to the task. The schedule type is typical for planning, "as soon as possible" is the most used. Other kind of type, generate a need to compile the date and time on the right of the drop-down menu.

The estimate is the time required to complete the task, can be in different units: h (hours), d (days), w (weeks) and M (months).

Note

The estimation can be in effort or duration. Effort is the need of working time for a task, Duration is the working duration for a task. The main difference is that for an effort if you use two workers, the total time will be cut by two! If you have duration, the total time will be the same even if you use more workers. This implicitly impacts the cost for the task.

The risk level as well as the optimistic and pessimistic timing will impact the calculation of the total project considering the PERT technique. In this case -5% and 20% are the value as well as the risk is considered "High".

За допомогою вкладки виконавців можна вибрати виконавця, а також вказати його доступність у відсотках та пов’язаних з ним виконавців чи ресурси.

За допомогою вкладки документів ми можемо приєднувати до завдання пов’язані з ним документи. У цьому підручнику ми не використовуватимемо цю можливість.

Четвертою вкладкою є вкладка «Вартість». За допомогою цієї вкладки ми можемо пов’язати поточну вартість завдання з обліковим записом, який було раніше визначено на етапі визначення «структури розподілу вартості».

Крім того, ми можемо додати початкову і завершальну вартість завдання, які можна пов’язати з іншим рахунком.

Зауваження

Початкову і завершальну вартості вже враховано у БВЗР.

За допомогою останньої вкладки («Опис») ми можемо додати до завдання наші коментарі. Цією вкладкою можна скористатися для зберігання списку постачань, пов’язаних з завданням.

Залежності

Тепер час визначити пріоритетнісь дій! Виберіть пункт Залежності (Графік) на лівій панелі головного вікна.

Після відкриття правого вікна все має виглядати десь так:

Визначимо пріоритетність виконання завдань з метою отримати повний список залежностей. Визначити пріоритетність можна у графічному режимі за допомогою миші: натисніть ліву кнопку миші з правого або з лівого боку пункту завдання і перетягніть стрілку у бажану позицію іншого завдання. Варто з’єднувати лише завдання, не чіпаючи резюме. Результат має бути подібним на наведений нижче.

Розклад

Ну ось, тепер можна створити основний розклад нашого проекту.

Після натискання пункту лівої панелі Розклади ми зможемо перейти до створення розкладу дій.

Now we create a new schedule clicking on the button Add schedule at the top of the window, then we choose a PERT analysis for the distribution type and then we click on Calculate button. As soon as the calculation is finished, press on Baseline button on the top of the window. The result will be like this:

Підказка

Завжди варто ознайомитися з журналом планування, оскільки у стовпчику «Важливість» журналу можуть бути корисні повідомлення про помилки у плануванні.

Далі, з довідковою метою, наведено копію описів полів розкладу з підручника з KPlato.

Стовпчик	Опис
Назва	Назва розкладу.
Стан	Стан виконання розкладу. Відповідає смужці поступу, яку буде показано на панелі планування.
Напрям	Часовий напрям планування. Якщо буде обрано напрям «Вперед», планування проекту буде розпочато з найпершої дати початку, вказаної за допомогою головного діалогового вікна проекту. Якщо буде обрано напрям «Назад», планування проекту буде розпочато з найпізнішої дати завершення, вказаної за допомогою головного діалогового вікна проекту.
Перевищення	Керує понаднормовою роботою виконавців під час планування. Якщо понаднормову роботу буде дозволено, використання виконавця може бути заплановано (протягом робочих днів) для понаднормової роботи. Подібну стратегію планування можна використовувати, якщо виконавця призначено для виконання декількох завдань або призначено для роботи над іншими проектами. Якщо ви накажете програмі уникати понаднормового планування, виконавця можна буде використовувати, лише коли він буде вільним від іншої роботи. У разі конфліктів доступності, завдання буде відкладено до того часу, коли виконавець стане доступним.
Розподіл	Розподіл, який буде використано під час планування. Якщо буде встановлено варіант розподілу «Немає», під час планування буде використано оцінку завдання. Якщо буде вказано варіант «PERT», для обчислень буде використано оцінку на основі введених оптимістичної (О), песимістичної (П) та найбільш ймовірної (Н) оцінок. Обчислення буде виконано за такою формулою: Оц = (О + 4 * Н + П) / 6.
Запланований початок	Початок виконання проекту за розкладом.
Заплановане завершення	Час завершення проекту за розкладом.
Планування	Засіб планування, який буде використано для створення розкладу проекту. Типовим вбудованим інструментом планування є «Мережеве планування». Іншим можливим інструментом планування у поточній версії є RCPS, якщо у вашій системі встановлено libRCPS. RCPS — це інструмент планування проекту з обмеженнями на основі генетичного алгоритму.

Отже ми завершили планування нашого проекту.