KPlato/Vejledning: et Engineering To Order-projekt/Planlægning

Planlægningsfasen

Første gang

Når du starter programmet første gang dukker følgende vindue op.

Vi vælger skabelonen 8-timers dag, 40-timers uge til at begynde med.

Indstilling af hovedprojektet

Nu giver vi projektet et navn og en leder og angiver anden generel information. For at gøre dette klikker du på ikonet Redigér hovedprojekt i værktøjslinjen, hvorved følgende dialog dukker op.

I denne dialog kan vi skrive projektets navn, vælge en leder fra en liste, som allerede findes i systemet (hvis du har KDE og Kontact) eller skrive et nyt navn, hvis det passer dig bedre.

Tidsfristerne Tidligste start og seneste afslutning bruges til at planlægge projektet. Vi ønsker at planlægge forud, så vi sætter den tidligste start til det tidspunkt, hvor projektet skal starte og den seneste afslutning til det tidspunkt, hvor projektet skal være færdigt. Hvis projektet ikke kan planlægges til at afslutte før dette tidspunkt, så får du en planlægnings-advarsel.

Nederst i dialogen kan du skrive en kommentar om projektet. Disse data vil blive brugt til rapporten og til andre generelle formål under arbejdet.

Tip

Husk at taste Ctrl + S for at gemme filen en gang imellem!! KPlato opdaterer regelmæssigt en backupfil i tilfælde af nedbrud

Indstilling af valuta

Vi kan vælge at arbejde med forskelige valutaer. Antag, at vi vil regne i €. For at gøre dette skal du vælge menuen Værktøjer -> Definér valuta, hvorved nedenstående dialog dukker op.

Ret valutasymbolet til € og klik så på O.k., da de andre tilvalg er, som de skal være.

Arbejdskalender

Vælg Arbejde og ferie øverst i feltet til venstre i hovedvinduet i gruppen Redigering. Du ser nu følgende:

I det midterste felt kan kan vi tilføje forskellige kalendere for forskellige tidszoner og arbejdsuger. Til højre er det en månedskalender, og i dens øverste del er der en indstilling af de daglige arbejdstimerne for ugedagene, typisk 8 timer fra mandag til fredag og ingen arbejde lørdag og søndag.

Lad os tilføje en ny kalender til senere brug ved at klikke på ikonet Tilføj kalender. Give den navnet

Installation

og vælg tidszonen Asien/Ho_Chi_Minh i dropned-feltet.

Vælg nu den nye kalender og definér den relative arbejdsuge.

Oven over kalenderen er der nogle felter, som repræsenterer en typisk arbejdsuge.

Højreklik i det tomme felt under Man.; der dukker nu en menu op, hvor du kan vælge mellem Arbejde..., Ikke arbejde og Udefineret.

Klik på Arbejde; så vil følgende dialog dukke op.

Vi tilføjer typiske arbejdstimer for arbejde med installation. 10 timer om dagen fra mandag til lørdag og 4 timer om søndagen. Om nødvendigt kan vi også vælge at indsætte tid til pauser.

Angiv at der arbejdes fra 7:00 og at længden er 10:00 (timer); klik så Tilføj og derefter O.k..

Gentag dette for de andre dage frem til lørdag, mens du for søndag indsætter 4 timer startende fra 8 om morgenen.

Du kan også vælge dage eller ugedage ved at bruge Shift + Venstre museknap eller Ctrl + Venstre museknap.

Du kan også højreklikke på en dato i kalenderen og anføre de samme oplysninger om arbejds- og fritid. Dette er særligt nødvendigt, når du skal operere med andre helligdage end dine egne!

Når du er færdig skulle din kalender se sådan ud:

Omkostningsanalysestruktur

Her definerer du, hvilke omkostningscentre du vil bruge i projektet. Der kan være forskellige grupper og undergrupper.

Klik på emnet Omkostningsanalysestruktur i venstre side af vinduet lige under emnet arbejde og ferie, som du valgte før.

Som det er nødvendigt for styring af omkostninger, deler vi omkostningerne ind på følgende måde

Prøv dig frem med knapperne Tilføj konto og Tilføj underkonto indtil du har opnået dette resultat. Dette er en personlig tilgang til et fuldstændigt ETO-projekt baseret på min erfaring.

Du kan for eksempel have en konto til "direkte ansatte" til at håndtere omkostninger for dine ansatte eller du kan få en ide om omkostningerne til dine leverandører ved at bruge dedikeret konto lige så snart du indsætter deres arbejde.

Ressourcer

Nu er det tid til at definere dit team og dine materialer.

Du kan tilgå ressourcevinduet ved at klikke på emnet Ressourcer i venstre side af vinduet lige under emnet omkostningsanalysestruktur, som du valgte før.

Ressourcerne er organiseret som ressourcegrupper og ressourcer. Først indsætter vi teamgrupperne som ressourcegrupper ved at klike på ikonet Tilføj ressourcegruppe for hvert team, som vises herunder.

Lige så snart du er færdig med grupperne er det tid til at indsætte folk og materialer.

Arbejdsressourcer

Nu er det tid til at redigere hver enkelt ressource med henblik på at definere den. Højreklik på ressourcens navn og vælg Redigér ressource for at åbne dialogen ressourceindstillinger.

Tilføj nu initialer og e-mailadresse, skift kalender til Base og indsæt omkostningerne. Kontoen sættes til Ingen, da vi ikke debiterer omkostningerne til en speciel konto i dette tilfælde.

Tip

I stedet for at højreklikke på hvert emne, kan det ændres direkte i hovedvinduet ved at (dobbelt)klikke på hver post, som du vil ændre

Husk, at der er en anden kalender til ressourcen installation, som vi lavede tidligere.

Tip

Da det er et omfattende arbejde at oprette alle de ressourcer, som du kan få brug for i et projekt, så er det måske en bedre ide at vedligeholde dine ressourcer i en særskilt fil og så indsætte dem, når du starter et nyt projekt ved hjælp af menuen Værktøjer -> Indsæt projektfil.... Dette vil bevare ressourcernes (interne) identitet, hvilket kan være praktiske, hvis du senere skal koordinere andre projekter. Se Managing Resources

MAterialeressourcer

Vi besluttede at tilføje værkstedsmaskiner for at tage højde for deres omkostninger samt deres brug.

Til dette formål laver vi en gruppe ved navn "workshop" som et materiale og to materialeressourcer ved navn "CNC machine" og "assembly tools".

Advarsel

Det er vigtigt at indsætte disse materialeundergrupper i en materialegruppe, for ellers kan de ikke vælges som Påkrævet ressource i dialogen Ressourceindstillinger, ligesom de ikke kan vælges i fanebladet Ressourcer i dialogen Opgaveindstillnger (se billederne herunder.

Indstilling af kalendere

Bemærk, at vi bruger forskellige ressoyrcer kan have forskellige kalendere.

The calendar on the task has the precedence on the resource's calendar. The availability date for a resource largely depend if this resource is available only for a period of time. In this case we need to be sure that all the resources are available from the beginning to the end of the job.

Overtime rate is not yet implemented.

Task

Now it's tasks time !!!!

You can access the task window clicking on the "task" item on the left side of the window, just under the resource item you pressed before.

We have to insert the following items:

As we inserted the each name, we can edit each item right clicking the name. The following will appear on the first task:

There are five tabs: General, Resources, Documents, Cost, Description.

On the General tab insert the name of the task, you can choose a responsible person if needed, then define the timing and the risk associated to the task. The schedule type is typical for planning, "as soon as possible" is the most used. Other kind of type, generate a need to compile the date and time on the right of the drop-down menu.

The estimate is the time required to complete the task, can be in different units: h (hours), d (days), w (weeks) and M (months).

Note

The estimation can be in effort or duration. Effort is the need of working time for a task, Duration is the working duration for a task. The main difference is that for an effort if you use two workers, the total time will be cut by two! If you have duration, the total time will be the same even if you use more workers. This implicitly impacts the cost for the task.

The risk level as well as the optimistic and pessimistic timing will impact the calculation of the total project considering the PERT technique. In this case -5% and 20% are the value as well as the risk is considered "High".

On the Resource tab, we choose the desired resource to be used as well as it's availability in % and eventual resources associated.

In the Document tab we can link documents pertaining to the task. Not used for our tutorial.

The fourth tab is the Cost tab. Here we can associate the running cost of the task to an account previously defined into the "Cost breakdown structure".

We can also choose to add startup and shutdown cost for the task, that can be associated to different account.

Note

The startup and shutdown cost are integrated into the BCWS

The last tab is the Description tab where we can insert our comments, mainly the list of the deliverables related to the task.

Dependencies

Now it's time to prioritize the activities! Let's click on the Dependencies (graphics) item on the left side of the main window.

So this is what should appear as soon as you open the right window.

Let's start to give priority at the tasks in order to obtain a full list of dependencies. This can be done graphically with the mouse, clicking at the right or left side of the task and then drag the relative arrow to the desired position of the other task. It should be better to connect only the tasks and not the summary. The result should be like below.

Schedule

Wow, now it's time for schedule and prepare the baseline for the project!

Clicking on the left menu on the Schedule will bring you to the schedule activities!

Now we create a new schedule clicking on the button Add schedule at the top of the window, then we choose a PERT analysis for the distribution type and then we click on Calculate button. As soon as the calculation is finished, press on Baseline button on the top of the window. The result will be like this:

Tip

Always check the scheduling log as looking for some error messages in the "severity" column could be helpful.

Here, for reference, is a copy from the KPlato manual of the field's definitions in the schedule

Column	Description
Name	The name of the schedule.
State	The schedules state. Shows a progress bar during scheduling.
Direction	The scheduling direction. If direction is Forward, the project is scheduled starting at the projects earliest start time specified in the main project dialog. If direction is Backward, the project is scheduled starting at the projects latest finish time specified in the main project dialog."
Overbooking	Controls resource overbooking when scheduling. If overbooking is allowed, a resource may be booked (on working days) to work more than it is available. This can happen if the resource is allocated to multiple tasks or are booked on other projects. If overbooking is to be avoided, resources will not be booked more than they are available. On resource conflict, tasks will be delayed until the resource is available.
Distribution	The distribution to be used during scheduling. If distribution is 'None', the tasks estimate is used as is during scheduling. If distribution is 'PERT', the estimate (E) used is calculated based on the entered optimistic- (O), pessimistic-(P) and most likely (M) estimate. The formula used for this is: E = (O + 4 * M + P) / 6.
Planned Start	The scheduled start time.
Planned Finish	The scheduled finish time.
Scheduler	The scheduler used for calculating the project schedule. The default built-in scheduler is the Network Scheduler. Other schedulers presently available is RCPS if libRCPS is installed on your system. RCPS is a genetics based resource constrained project scheduler

So now we have finished our planning activities for the project!!!